Meetings brauchen Struktur und eine starke Moderation

14.00 Uhr. Das Meeting startet oder besser, sollte pünktlich starten. Karl, Projektleiter im Unternehmen, huscht noch schnell rein. 10 Minuten später klappert wieder die Tür. Dieses Mal ist es Selma, Marketing-Leiterin. So viel zu tun, meint sie.

Der Bereichsleiter macht weiter, ohne sich stören zu lassen.

Würde Sie das stören?

Der Bereichsleiter hat seine Agenda ans Flipchart geschrieben. 5 Punkte, 5 Themen. Verkauf Produkt 1, Stand Projekt 2, Informationen seitens der Geschäftsführung, Urlaubsplanung, Sonstiges.

Keiner hat Fragen, nur wenige haben sich vorbereitet, bei „Sonstiges“ passt alles rein. Gern auch Themen wie: Geburtstag, ich habe immer noch nichts gehört …, wie geht es eigentlich…

Würde Sie das stören?

Karl, der nur ein bisschen zu spät gekommen ist, hat eine Präsentation vorbereitet.

Er schaut wie gebannt auf seine Sheets. Und er redet. Mit wem, ist nicht erkennbar. Und ob es die Teilnehmenden interessiert oder ob sie es verstehen, kann Karl nicht einschätzen. Er ist fokussiert.

Würde Sie das stören?

Während Karls Präsentation verlässt Selma, die 10 Minuten zu spät kam, den Raum. Ihr Telefon hat vibriert. Good Vibrations, denn sie kann jetzt raus aus dem Meeting und ein ganz wichtiges Telefonat führen. Das Meeting ist seit zwei Wochen terminiert und bei allen im Kalender eingetragen. So what.

Würde Sie das stören?

Selma kommt wieder zurück, gerade zum richtigen Zeitpunkt. Es wird soeben eine Maßnahme beschlossen. Selma fragt: Warum so und nicht anders?

8 Menschen blicken auf den Tisch, einer starrt sie an.

Würde Sie das stören?

Dann kommen die wichtigen Informationen der Geschäftsführung. Ein ca. 15minütiger, leicht monotoner Vortrag startet. Keine Handouts, kann man da und da nachlesen, steht da und da. Bei Fragen jederzeit und gern mich ansprechen.

Ach ja, und spätestens jetzt ist Zeit zum Daddeln.

Würde Sie das stören?

 

Wie viel Zeitverschwendung. Wie uneffektiv. Wie ineffizient.

Wer nichts zur Lösung beiträgt, ist Teil des Problems. McKinsey

Was könnten Führungskräfte oder auch Projektleitende für ein Meeting-Upgrade tun?

  • Besprecht gemeinsam mit dem Team Regeln und haltet diese alle ein. Überlegt gemeinsam, was passiert, wenn gegen Regeln verstoßen wird.
  • Definiert keine Tagesordnung sondern Ziele/Lösungen, die heute erreicht bzw. erarbeitet werden.
  • 1. Wir bekommen konkrete Angaben zum Projektstand und beschließen Aufgaben für die nächsten 14 Tage
  • (verantwortlich Klaus, Projektleiter)
  • 2. Selma stellt die 5 Marketingideen für Produkt 1 vor. Wir priorisieren heute die Strategien.
  • Sortiert aus. Nicht alle müssen immer bei jedem Meeting dabei sein.
  • Visualisiert. Die Meetingräume sind aller Regel gut ausgestattet.
  • Definiert Meeting-freie Tage und Tageszeiten. Irgendwann sollte noch Zeit bleiben zum ungestörten Arbeiten.
  • Lasst den Job des Moderators/der Moderatorin rotieren.
  • Nutzt interaktive Methoden: Moderationskarten, Punkte vergeben, Zustimmung per Hand heben, Pro-Gruppen  und Contra-Gruppen  Argumente austauschen, Kreativitätstechniken …
  • Die Ziele des Meetings vorgeben und allen Teilnehmenden …Tage vorher mailen.
  • Wer nicht da ist und eine Aufgabe hat, arbeitet zu.
  • Mehr fragen, weniger erklären.
  • Diskussionen zulassen und dafür Regeln aufstellen.
  • Alle ansprechen.
  • Alle Entscheidungen sichtbar dokumentieren (Flipchart, Whiteboard, Pinwand, Tablet/Beamer, selbstklebende Moderationskarten …)
  • Lest keine PPT ab, wenn es nicht unbedingt sein muss.
  • Haltet euch an die geplante Sitzungszeit und zieht Meetings nicht in die Länge, weil 2 noch diskutieren wollen/müssen.
  • Ihr könnt Meetings auch abbrechen. Z.B., wenn sich keiner vorbereitet hat, viele zu spät kommen, keine Ziel-Agenda vorhanden ist.
  • Stellt eure Meeting-Vereinbarungen immer wieder auf den Prüfstand und holt euch regelmäßig ein Feedback ein zur Qualität der Meetings.

Solange man selbst redet, erfährt man nichts. Marie von Ebner Eschenbach

Nutz die Kopfstandtechnik, um coole Meetings zu gestalten.

1. Frage formulieren: Was sind für uns effiziente, effektive, interessante, gute … Meetings?
Sucht euch eine zugespitzte Frage aus.

2. Frage auf den Kopf stellen: Ihr stellt eure Frage auf den „Kopf“, kehrt sie ins Negative.
Was sind so richtig uneffektive Meetings?

3. Sammelt so viel wie möglich Antworten. Ihr könnt eine kleine Challenge starten.
Bildet Gruppen und gewonnen hat die Gruppe, die die meisten
Antworten aufgeschrieben hat.

4. IST-Analyse: Ihr könnt jetzt analysieren, welche der Nennungenauf eure Meetings zutreffen.

5. SOLL: Was wollt ihr ändern? Wie konkret soll das umgesetzt werden

Voila. Gutes Gelingen.

 

 

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